Uno de los problemas más comunes en las empresas, grandes o pequeñas, es el trabajo en equipo para lograr un objetivo. Es común que si 2 o más personas trabajan en un proyecto o asignación deban buscar formas de organizarse: definir un lugar para las reuniones, acordar una hora, preparar los documentos que se van a utilizar y definir la forma en que se lleva la documentación.
Trabajo en equipo implica en la mayoría de empresas, muchas reuniones, muchos correos electrónicos y pocos logros. Hoy Internet presenta muchas opciones para hacer más eficiente el trabajo en equipo y ayurarlo a ahorrar tiempo y recursos, pero por desconocimiento no se usan.
Existen joyitas de aplicaciones en Internet que harán más sencillo su trabajo. Hoy en Consejero Web quiero darles a conocer una nueva herramienta de tecnología para emprendedores : Asana, la cual estará incorporada en nuestra sección de Herramientas Recomendadas.
Asana
Dirección web: www.asana.com
Asana es una sencilla pero poderosa herramienta colaborativa para equipos de trabajo, que procura organizar y dar seguimiento a las tareas de un proyecto sin que las personas tengan que basar su trabajo alrededor del correo electrónico y las reuniones. Asana es una aplicación web, es decir no necesita instalar nada, sólo requiere un navegador con conexión a Internet.
Asana provee una interfaz similar a un espacio de trabajo, donde usted tiene la posibilidad de organizar sus tareas en proyectos. Con Asana usted puede listar y organizar las actividades necesarias para un determinado proyecto, y asignarlas a sus compañeros de equipo. Todas las personas que forman parte del equipo pueden darle seguimiento en tiempo real al avance de las tareas, ver los responsables, comentar las tareas, y ver cuáles tareas han sido completadas y cuáles están en proceso. Además puede asignar etiquetas a cada tarea de forma que sea más sencillo encontrar las tareas relacionadas con un tema.
Las “tareas” son el elemento básico en Asana. Las tareas se pueden crear, editar y borrar de forma rápida y sencilla. Las tareas pueden ser asignadas a personas y pueden ser “seguidas” por otros. También pueden ser comentadas, recibir anotaciones y pueden adjuntarse archivos a ellas.
Cuando se crea una tarea usted puede incluir una descripción de la tarea y todas las indicaciones relevantes. Siempre es editable por cualquier persona. También puede usar links a sitios, documentos o artículos que sirvan de referencia y consulta para la tarea. Si tiene una tarea muy grande que prefiere dividir en tareas más pequeñas, Asana permite crear tareas y subtareas y asignar cada una a personas diferentes.
Si quiere que otras personas puedan darle seguimiento a las tareas aún sin pertenecer al equipo, puede agregarlas como seguidoras de una tarea o proyecto. De esta forma, los jefes, supervisores, o cualquier otra persona pueden recibir actualizaciones sobre el estado de una tarea o proyecto sin necesidad de convocar a reuniones de seguimiento o solicitar largos informes que nadie tiene tiempo para leer.Asana cuenta con un centro de notificaciones donde se reciben las actualizaciones de las tareas en las que usted está asignado o es seguidor. Las notificaciones también las puede recibir por correo electrónico.Además, cuenta con una sección llamada “Mis tareas”, desde donde usted puede visualizar todas las tareas que le han sido asignadas. Las personas que usan Asana, suelen visitar esta sección todas las mañanas para estar al tanto del trabajo que deben hacer así como las fechas que deben cumplir. En esta sección también aparecen las tareas que otra persona le asigne y desde ahí la puede abrir para conocer los detalles y hacer comentarios.
Asana también puede ser usada desde cualquier dispositivo Android o iOS (Apple), por lo cual desde cualquier lugar y dispositivo usted podrá recibir notificaciones sobre sus tareas, buscar tareas, reorganizarlas, añadir y editar las tareas de un proyecto, añadir nuevos proyectos y adjuntar archivos.
El siguiente vídeo muestra una introducción a la herramienta.
Ventajas de Asana
- Conocer en tiempo real el estado de las tareas y los proyectos.
- Crear, asignar y comentar las tareas con facilidad, para saber en todo momento qué se está haciendo y quién lo está haciendo.
- Recibir notificaciones sin necesidad de solicitarlo. Olvídese del email.
- Reducir la cantidad de correos electrónicos y reuniones dado que cada miembro de su equipo podrá ver las tareas que tiene asignadas, así como darle seguimiento al avance de otras tareas.
- Las personas pueden trabajar en equipo sin importar su ubicación física, incluso pueden trabajar desde casa o desde otro país.
- La función de comentar permite hacer preguntas, recibir retroalimentación sobre el trabajo, recibir sugerencias, entre otros.
- Definir las diferentes tareas que requiera para completar su proyecto, las fechas para completarlas, asignarlas sus compañeros y darles seguimiento en línea.
- Todas las tareas y actualizaciones estarán sincronizadas y en la nube, por lo que la información está siempre respaldada y segura.
- Todas las personas asignadas a un proyecto pueden consultar los archivos y documentos de un proyecto sin tener que solicitarlos por correo, lo que agiliza el trabajo y la toma de decisiones.
- Acceso web y móvil a sus tareas y proyectos.
Desventajas de Asana
- A diferencia de un programa como Microsoft Project, Asana no genera un gráfico de tipo Gantt para el proyecto, pero sí le permite asignar tiempos a cada tarea y visualizarlas en un calendario.
- La versión gratuita sólo permite hasta 15 personas.
- Se debe recorrer una curva de aprendizaje para acostumbrarse a la herramienta y poder sacarle el máximo provecho.
- La aplicación sólo está disponible en idioma inglés.
Usos de Asana
Además de ser usada para la gestión de tareas y proyectos, Asana es utilizada por empresas y grupos para tareas como:
- Seguimiento a reuniones
- Seguimiento a cumplimiento de objetivos e hitos.
- Lluvias de ideas
- Como un CRM básico para gestionar la información de los clientes y darle seguimiento a pedidos y quejas de clientes.
- Base de conocimiento
- Foros de discusión
Precio
Asana es gratuito para equipos de trabajo para menos de 15 miembros. A partir de ahí es necesario pagar una cuota mensual dependiendo de la cantidad de usuarios de la herramienta. Para información detallada de precios visite esta página.
Acceda a Asana enwww.asana.comy descubra cómo otros están utilizando esta herramienta para sus proyectos y para la gestión empresarial. Si quiere aprender más de Asana visite
Para finalizar les dejo una entrevista que hizo la revista Forbes a uno de los fundadores de Asana.
Los emprendedores y Pymes deben buscar siempre hacer un uso eficiente de los recursos y el tiempo. Asana es una herramienta de tecnología que emprendores de todo el mundo están usando para reducir sus reuniones, la elaboración de informes y la lectura de correos electrónicos. De esta forma todas las personas se concentran en el trabajo que sí genera valor.
Anímese y pruebe nuevas formas de trabajar y lograr las cosas. Recuerde que siempre hay una mejor forma para hacer algo. Pruebe Asana en su nuevo proyecto y busque la forma en que esta herramienta le puede ayudar a lograr sus objetivos de mejor forma.
¿Conoce alguna otra aplicación similar? Compártalo con todos los lectores de Consejero Web en la sección de comentarios.
Saludos!
Javier Sánchez